Gestão em foco IX – Método G.T.D.

ALEX RAMOS
20 de mai. de 2020
3 min de leitura

Gestão em foco IX – PRODUTIVIDADE

3- Método G.T.D

A metodologia GTD (do inglês, “Getting Things Done”) parte do princípio de que obter a tranquilidade a partir do controle sobre as coisas trará melhores resultados. Sua aplicação se dá em 5 passos:

Capturar: nessa primeira etapa, o objetivo é coletar tudo o que merece sua atenção e organizar. Exemplo: pense nas atividades que realmente precisa realizar e faça uma lista de tarefas – no computador, smartphone ou no próprio papel.

Esclarecer: agora, analise com bastante foco cada informação que coletou e decida se cada uma demanda uma ação, ou não.

Organizar: organize os itens que permaneceram da etapa anterior da maneira de sua preferência. Faça listas e separe as tarefas de acordo com as semelhanças entre elas.

Refletir: revise com frequência todas as listas feitas para garantir que não está esquecendo nenhuma tarefa. No mínimo, você deve fazer essa revisão uma vez por semana.

Engajar: é o momento de executar, de fato, as tarefas selecionadas em suas listas.

Para colocar o método GTD em prática, você deve seguir 5 etapas: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar.

1. Capturar

Significa excluir da mente as atividades que você precisa realizar e passá-las para um local mais confiável, que pode ser um papel ou aplicativo, por exemplo. Colete tudo que precisa da sua atenção e processe para liberar espaço no cérebro. Você pode classificá-los em lugares-chave. Por exemplo:

Caixa de entrada de e-mail, para salvar as mensagens recebidas;

Caixa de entrada física, para anotações em papel, recados, cartões de visita etc.;

Caixa de entrada digital, para arquivos salvos na nuvem e outros digitalizados.

Perceba que a ideia, aqui, é evitar que você continue “apagando incêndios” e consiga focar o que realmente importa. Assim, em vez de se preocupar com o pagamento de uma conta, você anota o que precisa fazer e executa aquela ação no dia indicado. Para facilitar seu dia a dia, algumas ferramentas úteis são:

Evernote;

Todoist;

Google Calendar;

Remember the Milk;

Trello.

2. Esclarecer

É o momento em que você analisa o que precisa fazer. Faça uma avaliação aprofundada para decidir o que requer alguma ação. Se nada deve ser feito, classifique a atividade em:

Lixo: é o que pode ser jogado fora ou excluído;

Incube: é aquilo que pode ser feito algum dia ou talvez naquele dia;

Referência/arquivo: é o que precisa ser consultado posteriormente.

Se alguma ação deve ser executada, classifique a tarefa de outra forma. As categorias são:

Projeto: exige mais de uma ação;

Faça agora: é o que é finalizado com rapidez, em menos de 2 minutos;

Delegue: é aquilo que você pode passar para outra pessoa executar;

Calendário: são atividades que têm data e/ou horário para serem entregues;

Lista de afazeres: é o que precisa ser feito, mas não existe uma data específica para isso.

Assim que terminar a lista, realize aquilo que está na lista do “faça agora”. Essa é uma forma de se livrar daquelas atividades menores, mas que atravancam sua programação. É o caso da realização de um investimento ou da transferência de valores para uma conta internacional. O restante deve ser analisado pelas próximas etapas.

3. Organizar

Consiste na organização das listas para acesso sempre que necessário. Relacione as atividades que exigem execução presencial, aquelas que dependem da internet etc.

Outra dica útil é usar tags para cada categoria. Assim, você encontra as tarefas com mais rapidez e determina quanto tempo cada uma delas vai levar.

Atente, ainda, à prioridade de cada atividade. Por exemplo, o pagamento de uma conta não pode ser atrasado para evitar a incidência de juros e multas. Por sua vez, um investimento pode ser feito no dia seguinte.

Já se você tem que fazer uma transferência internacional para chegar na conta de destinatária em data específica, é uma tarefa urgente, a fim de evitar imprevistos. Para definir esses aspectos, vale a pena pensar nas atividades que mais geram valor.

4. Refletir

É o momento de revisar a programação para garantir que tudo foi listado, atualizar as informações e ter perspectiva. O processo deve ser feito, pelo menos, uma vez por semana.

Nesse momento, aproveite para rever as atividades nas caixas de entradas e confira os compromissos na lista de “algum dia/talvez”. Pode ser que algum deles precise ser movimentado.

Avalie ainda a lista de projetos e de delegação para programar a semana seguinte. Por último, revise a lista de afazeres e os priorize para realizar as tarefas da forma necessária.

5. Engajar

É a etapa em que você percebe que está fazendo aquilo que deveria naquele momento. Nesse momento, evite se distrair com outros assuntos e lembre-se de que tudo está sob controle. Então, é o momento de “colocar a mão na massa”.

Evite interrupções enquanto estiver executando alguma atividade. O objetivo é ter concentração para finalizar a tarefa, não apenas trabalhar nela. Portanto, foque uma de cada vez.